Asistente Administrativo - Recepción
Supervisado por:
Asistente Ejecutiva Dirección Administrativa y Financiera
Fecha limite:
Viernes, 23 de noviembre, 2007
Introducción:
Brindar atención al cliente interno y externo de la FCD, administrando los procesos a su cargo con eficiencia y calidad.
Será responsable de los siguientes procesos: Atención telefónica, atención a visitantes, manejo de caja chica, manejo de procesos contables, administración de valijas y flujo de documentos físicos, responsable de la reserva - control de hoteles y ticket aéreos. Emisión y preparación de reportes.
Responsibilidades:
- Atender, dirigir e informar a los clientes internos y externos de la FCD incluye llamadas y visitas personales.
- Administrar el proceso de reserva- compra de ticket’s aéreos y hoteles nacionales e internacionales para personal, consultores, científicos visitantes y otros.
- Llevar una bitácora de documentos y paquetes procesados, entregados y recibidos. Incluye faxes y documentos en general.
- Emitir reportes mensuales de consumos por áreas y por personas y generar notas de cargo de teléfono, copias, etc.
- Administrar el fondo de caja chica de la FCD, realizando retenciones y reportes de cierre con los documentos de respaldo.
- Gestionar eficientemente los procesos de pago de proveedores locales y nacionales a su cargo. Incluye el envío y recepción de cheques y débitos.
- Redacción, ortografía y sintaxis.
- Técnicas de archivo y principios de contabilidad.
- Manejo de Microsoft office (Word – Excel)
- Inglés intermedio – comunicación oral.
- Orientación de servicio
- Búsqueda de información
- Manejo del tiempo
- Escucha activa
- Organización de información
- Educación Técnica en Administración de Empresas y/o tercer año de educación Universitaria en carreras afines (contabilidad, finanzas, secretariado ejecutivo).
- La búsqueda está orientada a profesionales con al menos un año de experiencia en trabajos administrativos con componentes de servicio al cliente.
Es una posición de largo plazo en la fundación, el contrato inicial será de un año renovable. La posición tiene base en Santa Cruz – Puerto Ayora – Galápagos - Ecuador. Dentro del paquete de beneficios ofrecemos 22 días laborables de vacaciones y seguro médico privado.
Cómo Presentar la Solicitud:
Los interesados deberán enviar una carta de interés y su hoja de vida con tres referencias hasta el día viernes 23 de noviembre del 2007 al e-mail: empleo@fcdarwin.org.ec ó podrán dejarla físicamente la carpeta en la oficina de Recursos Humanos de la Estación Científica Charles Darwin en Santa Cruz.
Contacto:
empleo@fcdarwin.org.ec
Referencia:
REC-07